Главная | Укажите формы регистрации документов на предприятии

Укажите формы регистрации документов на предприятии

Похожие статьи

Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству. В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы иногда даже создается специальное структурное подразделение — Бюро группа правительственной переписки , отдельно — постановления коллегии в секретариате коллегии , приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей — в отделе учета и регистрации.

Удивительно, но факт! В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами.

Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года.

Формы регистрации документов

Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем предприятия и указываются в самом документе.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его на предприятие. Если во входящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале.

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки делается анализ исполнения документов и, в случае задержки исполнения, сообщается руководителю предприятия для принятия экстренных мер.

Удивительно, но факт! Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, то есть документы должны быть зарегистрированы.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем подготовки ответа, составления проекта контракта и т. Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами.

Регистрация документов

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, используется как схема построения справочной картотеки на эти дела и как учетный документ вместо описи при сдаче в архив учреждения дел временного хранения до 10 лет. Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов.

Также номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, т. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства.

Удивительно, но факт! Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета и затем передает не вскрывая пакеты в канцелярию.

В результате документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Различают два вида номенклатуры дел: Типовая номенклатура делустанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.

Удивительно, но факт! Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства.

Регистрация преследует три цели: Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т. Сам процесс регистрации - это снятие перенос с документа показателей реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму журнал, картотеку, ПК , что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданного для ведения делопроизводства - канцелярии. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

В нерабочее время прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по части постовой.

При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Удивительно, но факт! Номенклатура дел — систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Удивительно, но факт! При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация входящих документов Входящие документы обычно регистрируются централизованно.



Читайте также:

  • Если вас затопили соседи когда вы были в отпуске
  • Судебные решения по разделу общих долгов супругов по кредитам
  • Какие нужны документы при покупке дома с земельным участком в ипотеку
  • Порядок оформления временной регистрации для граждан снг