Главная | Опись передачи документов образец

Опись передачи документов образец

Немного про опись документов — для чего она нужна?

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве. Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.

Удивительно, но факт! Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации. В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Удивительно, но факт! При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

Внутренний документооборот Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала.

Рекомендуем к прочтению! предмет грабежа и кражи

Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

К чему приводят неучтенные документы?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов. К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций. В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.

Удивительно, но факт! Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.

В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников. Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании.

Навигация по записям

Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала. В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение , справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги.

Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

Удивительно, но факт! В самой таблице заполняются следующие колонки:

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки. В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.

Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи

Для внутреннего пользования юридическими лицами и особенности описи Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально т.

Удивительно, но факт! Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

Скачать образец документа

При передаче документов в архив обязательно составляется опись. На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов. Опись документов для архива не имеет специального формата. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности. Личных дел сотрудников и многие другие. Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе.

Удивительно, но факт! Описи дел постоянного хранения.

Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив. Как правильно составить Опись дел — это одна из наиболее распространенных разновидностей.

Удивительно, но факт! В сдаточной описи указываются следующие сведения:

Составляют ее по определенным правилам. Порядковый номер документа — имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.

Порядок передачи документов по описи

Индекс — в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке.

Дата — здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации.



Читайте также:

  • Что выгодно оформить ипотечный кредит или ипотеку
  • Таунхаусы подмосковья по военной ипотеке
  • Договор о переуступке права аренды земельного участка бланк
  • Как разговаривать с сотрудником гибдд